ZIF (Základní informační faktory)

ZIF představuje metodický rámec pro definici a správu klíčových informačních toků uvnitř organizace. Je to strategický pohled na to, jaká data firma vlastní, kde jsou uložena a jakou plní funkci v rámci procesů.

Pilíře ZIF

Správně nastavený ZIF zajišťuje, že technologie slouží byznysu a nikoliv naopak. Skládá se ze čtyř základních oblastí:

1. Datová integrita (Data)

Definuje „Single Source of Truth“ (jediný zdroj pravdy).

Každý údaj (např. jméno zákazníka) má své primární úložiště.

Ostatní systémy si data pouze přebírají, nikoliv duplikují.

2. Funkční architektura (Tools)

Určuje, který nástroj je určen pro jaký typ práce:

Jira: Správa operativy, úkolů a projektů.

Confluence / DokuWiki: Správa znalostí, Dokumentace a procesů.

HR portál: Správa osobních údajů a zaměstnaneckého cyklu.

3. Procesní propojení (Workflow)

Popisuje, jak informace putují mezi lidmi a systémy. Zajišťuje, aby například po dokončení úkolu v Jiře došlo k automatické aktualizaci dokumentace v wiki.

4. Bezpečnostní rámec (Security)

Zajišťuje, že celá struktura odpovídá požadavkům na kybernetickou bezpečnost a GDPR.

Matice odpovědnosti ZIF

Faktor	Garant (Vlastník)	Primární nástroj
Projektová data	Project Office Manager	Jira Software
Procesní know-how	Process Manager	DokuWiki / Confluence
Zaměstnanecká data	HR Director	HR System
Technická metadata	CTO / IT Manager	CMDB / Asset Management

Přínosy implementace ZIF

Eliminace chaosu: Každý ví, kde hledat aktuální verzi informací.

Snadnější Onboarding: Nováčci se rychleji zorientují v logice firemních systémů.

Škálovatelnost: Při růstu firmy se pouze přidávají další moduly do existující, stabilní struktury.

Základní pravidlo ZIF: Systém bez struktury je jen hromada dat. Struktura bez dat je jen prázdná skořápka. Skutečná hodnota vzniká v jejich souladu.

— Související stránky: Knihovna procesů, Dokumentace, ITIL, Kybernetická bezpečnost