ZIF představuje metodický rámec pro definici a správu klíčových informačních toků uvnitř organizace. Je to strategický pohled na to, jaká data firma vlastní, kde jsou uložena a jakou plní funkci v rámci procesů.

Správně nastavený ZIF zajišťuje, že technologie slouží byznysu a nikoliv naopak. Skládá se ze čtyř základních oblastí:

Definuje „Single Source of Truth“ (jediný zdroj pravdy).

• Každý údaj (např. jméno zákazníka) má své primární úložiště.
• Ostatní systémy si data pouze přebírají, nikoliv duplikují.

Určuje, který nástroj je určen pro jaký typ práce:

• Jira: Správa operativy, úkolů a projektů.
• Confluence / DokuWiki: Správa znalostí, Dokumentace a procesů.
• HR portál: Správa osobních údajů a zaměstnaneckého cyklu.

Popisuje, jak informace putují mezi lidmi a systémy. Zajišťuje, aby například po dokončení úkolu v Jiře došlo k automatické aktualizaci dokumentace v wiki.

Zajišťuje, že celá struktura odpovídá požadavkům na kybernetickou bezpečnost a GDPR.

• Eliminace chaosu: Každý ví, kde hledat aktuální verzi informací.
• Snadnější Onboarding: Nováčci se rychleji zorientují v logice firemních systémů.
• Škálovatelnost: Při růstu firmy se pouze přidávají další moduly do existující, stabilní struktury.

Základní pravidlo ZIF: Systém bez struktury je jen hromada dat. Struktura bez dat je jen prázdná skořápka. Skutečná hodnota vzniká v jejich souladu.

— Související stránky: Knihovna procesů, Dokumentace, ITIL, Kybernetická bezpečnost