ZIFS (Základní informační a funkční struktura)

ZIFS je koncepční rámec, který definuje, jak jsou ve firmě organizovány informace a jaké funkce plní jednotlivé systémy. Je to „architektonický plán“ vaší digitální kanceláře, který zajišťuje, aby se systémy jako Jira, Confluence a DokuWiki nepřekrývaly, ale doplňovaly.

Komponenty ZIFS

Struktura se obvykle dělí na tři vrstvy:

Informační vrstva: Určuje, KDE jsou uložena data (např. Dokumentace v Confluence, úkoly v Jiře, osobní údaje v HR portálu).
Funkční vrstva: Určuje, CO systémy dělají (např. automatizace schvalování, měření SLA, řízení přístupů).
Procesní vrstva: Určuje, JAK data protékají mezi systémy (např. z náboru v HR systému do onboardingu v Jiře).

Proč je ZIFS důležitý?

Bez jasně definované struktury ZIFS dochází k informačnímu chaosu:

Duplicita: Stejná informace je na třech místech a nikdo neví, která je aktuální.
Informační sila: Oddělení mezi sebou nesdílejí data, protože jejich systémy spolu „nemluví“.
Bezpečnostní rizika: Není jasné, kdo má kam přístup, což komplikuje soulad s GDPR a kybernetickou bezpečností.

Praktická aplikace ZIFS

Při budování vaší wiki by ZIFS měla definovat standardy pro:

Oblast	Pravidlo ZIFS
Hierarchie	Jmenné prostory (Namespaces) v DokuWiki kopírují organizační strukturu.
Taxonomie	Jednotný systém štítků (Tagging) napříč všemi nástroji.
Integrace	Pravidlo, že každé Jira issue musí mít odkaz na relevantní dokumentaci v wiki.

Vztah k ostatním systémům

ZIFS funguje jako „lepidlo“ mezi měkkými a tvrdými prvky firmy:

Pro kulturu firmy zajišťuje transparentnost informací.
Pro knihovnu procesů definuje technické úložiště.
Pro ITIL představuje konfigurační databázi služeb.

Pravidlo ZIFS: Každý typ informace má mít právě jedno „domovské“ místo (Single Source of Truth). Pokud je informace v Jiře, ve Wiki na ni má být pouze odkaz.

— Související stránky: Dokumentace, Knihovna procesů, ITIL, Kybernetická bezpečnost